¿Cuáles son las etapas de la organización de eventos?

Para poder realizar un evento, debemos valernos de etapas de organización, ya que independientemente de su tipo, se dividen en 3 partes: el antes, durante y el después del evento.

Por esto, queremos compartirte una lista general de lo que a grandes rasgos implica las etapas de organización. La lista puede aumentar o disminuir de acuerdo con el impacto del evento, pero seguramente ésta te ayudará a tener una base para comenzar a planear tu proyecto.

Antes:

Para dar el primer paso definir el propósito del evento es lo que necesitas para planificar y organizar las actividades junto con un equipo de trabajo; básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general, deberías tener en cuenta lo siguiente:

– Tipo de evento

– Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación

– Lista e invitación de invitados

– Elaboración de Presupuesto

– Definir programación del evento (agenda)

– Proveedores: cotización, evaluación y elección

– Contratación de proveedores y facturación 

En el evento:

El segundo punto en las etapas de organización. En esta etapa, un poco critica por el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada detalle de la agenda establecida, tu coordinación a todo el equipo y supervisión a la logística son cruciales para que el evento fluya como esperas, así que no olvides:

– Registro de invitados

– Programación u orden del día

– Señalización del evento

– Montaje del salón (decoración, equipos)

– Alimentación (cena, buffet)

Después:

Los últimos tramos de las etapas de organización dependen del tipo de evento, ya que unas requieren una mayor evaluación y feedback por parte del cliente y usuario final (invitados), pero sin duda también del equipo de trabajo en relación con cada tarea delegada.

– Desmontaje

– Memorias del evento

– Cierre financiero

– Evaluación general y especifica del evento

– Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento)