¿Cuáles son las etapas de la organización de eventos?
Para poder realizar un evento, debemos valernos de etapas de organización, ya que independientemente de su tipo, se dividen en 3 partes: el antes, durante y el después del evento.
Por esto, queremos compartirte una lista general de lo que a grandes rasgos implica las etapas de organización. La lista puede aumentar o disminuir de acuerdo con el impacto del evento, pero seguramente ésta te ayudará a tener una base para comenzar a planear tu proyecto.
Antes:
Para dar el primer paso definir el propósito del evento es lo que necesitas para planificar y organizar las actividades junto con un equipo de trabajo; básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general, deberías tener en cuenta lo siguiente:
– Tipo de evento
– Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación
– Lista e invitación de invitados
– Elaboración de Presupuesto
– Definir programación del evento (agenda)
– Proveedores: cotización, evaluación y elección
– Contratación de proveedores y facturación
En el evento:
El segundo punto en las etapas de organización. En esta etapa, un poco critica por el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada detalle de la agenda establecida, tu coordinación a todo el equipo y supervisión a la logística son cruciales para que el evento fluya como esperas, así que no olvides:
– Registro de invitados
– Programación u orden del día
– Señalización del evento
– Montaje del salón (decoración, equipos)
– Alimentación (cena, buffet)
Después:
Los últimos tramos de las etapas de organización dependen del tipo de evento, ya que unas requieren una mayor evaluación y feedback por parte del cliente y usuario final (invitados), pero sin duda también del equipo de trabajo en relación con cada tarea delegada.
– Desmontaje
– Memorias del evento
– Cierre financiero
– Evaluación general y especifica del evento
– Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento)